校務支援システムとは？機能や導入メリット、システムについて徹底解説

校務支援システムとは、教員の業務負担を軽減し、教育の質を向上させるために欠かせないITツールです。特に近年は、文部科学省が推奨する「統合型校務支援システム」の導入が進み、教務・保健・学籍などのデータを一元管理することで、働き方改革の切り札として注目されています。
本記事では、校務支援システムの基本的な定義から、具体的な機能一覧、導入によるメリット、そしてシステム選びで失敗しないためのポイントを分かりやすく解説します。

校務支援システムとは？

校務支援システムとは、成績処理や出欠管理、保健管理など、これまで教員が手書きや個別のExcelファイルで行っていた業務をデジタル化し、効率的に行うためのシステムです。

単に事務作業を楽にするだけでなく、児童・生徒一人ひとりの情報をデータとして蓄積・分析することで、きめ細やかな指導につなげる「教育の質の向上」も大きな目的の一つです。

「統合型校務支援システム」とは

現在主流となっているのが「統合型校務支援システム」です。これは、以下の4つの機能を1つのシステムで統合的に管理できるものを指します。

教務系（成績、出欠、時間割など）
保健系（健康診断、来室記録など）
学籍系（指導要録、住所管理など）
学校事務系（諸費管理など）

データが連携しているため、一度入力した名前や出欠情報がすべての帳票に自動反映されるなど、劇的な業務削減効果が期待できます。

校務支援システムの種類（クラウド・オンプレミス）

校務支援システムには、主に2つの提供形態があります。近年の「GIGAスクール構想」や「次世代校務DX」の流れを受け、クラウド型の採用が急増しています。

クラウド型：インターネット上のサーバーを利用するタイプ

メリット：学校内にサーバーを置く必要がなく、常に最新の機能が利用できる。テレワークや自宅での業務にも対応しやすい。
デメリット：ネットワーク環境に依存する。

オンプレミス型：学校や自治体のサーバーにシステムを構築するタイプ

メリット：独自のカスタマイズがしやすい。外部ネットワークと遮断することで特定のセキュリティ要件を満たしやすい。
デメリット：サーバーの維持管理コストがかかる。法改正時のアップデート対応などに手間がかかる。

校務支援システムにはどんな機能がある？

校務支援システムの代表的な機能を紹介します。

学籍管理

学籍管理とは、学校に通う全児童や生徒の基本的な情報を一元管理する機能です。学籍管理では、以下のような機能が活用できます。

学籍管理の機能

児童や生徒の氏名や住所等の基本情報、その保護者の情報管理
転出・退学、転入・編入、進級・進学・卒業の処理
学級名簿等の名簿作成

これにより、児童や生徒の情報を手軽に2次、3次利用することが可能になり、毎年の名簿作成や転記する時間や労力を大幅に削減できるようになります。

出欠管理

出欠管理とは、児童や生徒の日々の出欠を管理する機能です。例えば出欠情報の入力や長期欠席者の管理、出席簿の印刷、統計処理などが可能です。これにより、統計処理が自動化されるので分析業務に多くの時間を割けるようになる他、長期出席者向けの児童や生徒を把握することによって早期対策ができるようになります。

通知表や指導要録への自動反映もされるため、手作業による時間や労力が削減できます。

成績管理

成績管理とは、児童や生徒の成績処理を行う機能であり、通知表や指導要録、調査書作成と連携して作成されることがあります。
成績管理では、以下のような機能が活用できます。

成績管理の機能

教科の観点の設定
テスト結果入力による観点別評価や評定評価の自動算出
成績一覧表・通知表の作成
指導要録の作成・管理
指導要録・調査書・成績表・成績一覧表等の帳票作成

これにより、集計作業時間の大幅な削減が実現され、個々の児童や生徒がどんなことでつまづいているのかが分析できます。また、クラス全体理解状況を把握し、指導改善に役立てることで児童や生徒の学力向上が期待できるでしょう。

保健管理

保健管理とは、児童や生徒の成長と健康状態を管理する機能です。保健管理では、以下のような機能が活用できます。

保健管理の機能

健康診断結果の登録・集計処理
日々の健康観察の管理
保健室の来室入力や保険日誌の作成
インフルエンザ発生情報等の共有

これにより、集計処理や書類、治療勧告書、報告資料等の作成業務の負担を軽減することができます。

グループウェア

グループウェアとは、教員間で様々な情報を共有できる機能です。グループウェアでは、以下のような機能が活用できます。

グループウェアの機能

周知事項や連絡事項等の情報共有
学校行事や個人予定の登録
掲示板、回覧による情報共有、メール等による連絡等
全ての文書を教員間で共有
各種申請・報告、公文書目録管理
教育委員会との文書発送受理・アンケート
備品・設備の予約

これにより、職員朝礼や会議・打合せの回数を削減することができます。教員間で様々な情報が共有されているので連絡や報告業務の効率化が図れるのがポイントです。文書の共有化で他の教員が2次利用することもできますし、文書の統一やペーパーレス化が実現できることから印刷コストも削減できます。

校務支援システムを導入するメリット

教員の業務負担を大幅に軽減

校務支援システムによって様々な業務の短縮化、削減、効率化などが実現されるので教員の業務負担を軽減してくれるのが大きなメリットです。
業務効率化によって業務負担が減り、時間的な余裕も生まれやすくなります。また積極的に情報共有ができるようになるので、教育の質が向上しやすくなるでしょう。
校務で取り扱うデータが一元管理したり引用したりできることから、作業負担の軽減、作業時間短縮、業務ミスの軽減も実現します。
これは文部科学省が推進する「学校における働き方改革」に直結します。

自治体全体での校務統一とデータ活用

学校独自の方法で業務を行っている場合、同じ自治体の学校に異動すると今までやったことがない業務方法を一から覚えることになる可能性があります。
そこで校務支援システムを導入することにより、自治体内で校務が統一化できるのがメリットです。
校務が統一化されることで異動先で不要な業務負担がなくなるため、スムーズに業務ができます。
また、自治体レベルでの教育データの分析・活用が可能になります。

ペーパーレス化によるコスト削減

校務支援システムを導入することにより、教員が行う校務が情報化されるので大幅なコスト削減が見込めるでしょう。
例えば今まで紙の会議資料を教員分作成する場合、その分の紙の用意や印刷、ホチキス止め、教員に配布する手間などがかかるため、多くのコストがかかってしまいます。
しかし校務の情報化によってグループウェアから各自で会議資料をダウンロードできるようにできるのがポイントです。
これにより、紙の用意や印刷、ホチキス止め、教員に配布する手間などのコストが一切かからなくなるため、コスト削減が実現できます。

情報セキュリティの強化

校務を行う際に重要なのは、情報漏洩しないように厳重なセキュリティ対策を行うことです。
指導要録や成績表、テストの解答用紙など、校務で取り扱う書類は機密文書と言っても差し支えないものばかりです。
そこで校務支援システムを導入することで、セキュリティ対策が厳重に行われているサーバーで重要なデータを保管できるようになります。
アクセス権限も設定できるため、限られた人しか閲覧できないようにできます。

校務支援システムの導入ポイント

目的を明確にし、現場の課題に合わせる

校務支援システムを導入する時は、どんな目的で導入するのか明確にすることが大切です。
教員の業務効率化が図れるのがメリットですが、校務には教員、職員、管理職で行う業務が違うのがポイントです。校務支援システムは様々な種類があるので、どの校務をどこまでカバーしているのかを比較する必要性があります。
学籍管理や保険管理、グループウェアなど、それぞれの機能に特化したシステムがあるため、どんな目的でシステムを導入したいのか明確にしましょう。

スケジュール管理を徹底する

校務支援システムを導入する際に気を付けたいのが、導入したらすぐに活用できるわけではないことです。
どんなカスタマイズをするかにもよりますが、発注から本格的に稼働するまで数ヶ月～半年以上かかることも珍しくありません。
システムの仕様の確認やテスト運用などを行う必要性がありますし、何より教員がシステムを使いこなせるようにならなければなりません。
このことから、スケジュール管理を徹底する必要性があるでしょう。

日常的な業務を見直す

校務支援システムを導入する時は、日常的に行っている業務内容を見直すチャンスでもあります。
いつも行っている業務を見直してみると、不要な業務や無駄な作業がある可能性があるでしょう。
業務にシステムを合わせようとするのではなく、システムに合わせて業務を合わせていくことで業務内容を見直すチャンスが生まれます。

サポート体制と使いやすさ

多忙な教員が毎日使うものなので、直感的に操作できる画面デザイン（UI）が重要です。
また、導入時の研修や、トラブル時のサポート体制（ヘルプデスクの有無など）も比較検討の重要な要素です。

次世代校務DXへの対応

今後は、学習系システム（LMSなど）と校務系システムのデータを連携させる「次世代校務DX」が求められます。
システム選定の際は、外部ツールとの連携性や、クラウド対応の有無もチェックポイントに加えましょう。

まとめ

校務支援システムは、教員の長時間労働を是正し、より質の高い教育を実現するための基盤となるシステムです。単なる事務処理ツールとしてではなく、「統合型」であるか、「クラウド対応」などの将来性はあるかといった視点で選定することが重要です。

以下に、おすすめの校務支援システム5社を比較しました。各システムの特徴をチェックして、自校・自治体に最適なシステムを見つけてください。

校務支援システム
比較表

「機能」「サポート」「料金」について、オススメの校務支援システム5社をピックアップしてまとめました！
気になるシステムがあれば、ぜひ公式HPからチェックしてみてください。

基本情報		Major School System	スクールマスターZeus	e-教務V3	スクールエンジン	BLEND
		システックITソリューション株式会社	ウェルダンシステム株式会社	株式会社エフワン	株式会社システムディ	モチベーションワークス株式会社
		公式サイトへ	公式サイトへ	公式サイトへ	公式サイトへ	公式サイトへ
特徴		完全カスタマイズにて個別対応！3分割納品で操作性を確認できる。導入初年度は無償サポート！	誰でも扱える見やすいデザイン。最小限の手間で最大限の仕上がり。	最小限のクリック数で使える優れた操作性パッケージ型で素早い導入。	自治体や教育委員会を中心とした、各校への広域導入と一括管理を実現。	サブスクリプション型の料金設定！フルクラウドで常に最新型へアップデート。
システムのカスタマイズ		完全カスタマイズ型	パッケージ型 ※別途見積りで拡張可能	パッケージ型	パッケージ型	※エンタープライズプランのみ
機能	出席管理
	学籍情報管理
	保護者連携機能			記載なし
サポート	即日対応	専属エンジニアによる継続サポート即日対応可能	ヘルプデスクで即日確認	ヘルプデスクで即日確認	緊急時のみサポートチームが即日確認	記載なし
	納品までのシステム拡張	無料対応	※別途見積り	カスタマイズ不可	カスタマイズ不可	記載なし
	導入までの運用研修	3回 3分割の納品で現地にて直接報告、運用の指導 ※無償	リモートや訪問で説明会を実施 ※無償	2回一般職員向け説明会管理者向け説明会 ※無償	各種研修あり ※別途7万〜10万	記載なし
料金	5年間の推定総額※	600万円 360万円+60万円×4年	記載なし	記載なし	444万サーバー・通信設備・サポート費用 48万4千円 +79万2千円×5年	1,188万円 3,960円×600名×5年
	年間保守費用	60万円 ※導入後1年間は保守費0円＆無償で仕様変更可	記載なし	記載なし	79万2千円	3,960円/生徒1人
	初期費用	高校・一貫校： 360～1093万円 ※5年で分割払いも可能 ※直近3年間における初期費用	記載なし	記載なし	小中高：48万4千円	無し
導入校の例		筑波大学附属駒場中高等学校早稲田中学校･高等学校東京大学教育学部附属中等教育学校明誠学院高等学校関西大倉中学校･高等学校その他多数	堀越高等学校暁星小学校成蹊小学校浦和学院高等学校白百合学園小学校その他多数	記載なし	記載なし	開志学園高等学校聖徳学園中学校高等学校その他多数
基本情報		Major School System	スクールマスターZeus	e-教務V3	スクールエンジン	BLEND
基本情報		公式サイトへ	公式サイトへ	公式サイトへ	公式サイトへ	公式サイトへ