グループウェアを搭載した校務支援システム4選！選び方や機能を紹介

本記事では、校務支援システムとあわせて活用したい「グループウェア」について、特徴やメリットを解説します。 さらに、校務支援システムの選び方やおすすめのシステム会社も紹介しますので、校務支援システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

校務支援システムとは

校務支援システムとは、学校の業務をサポートするための情報システムです。
さまざまなデータを電子化・一元化することで煩雑な学校業務を効率化し、教員の負担を軽減します。
負担の軽減に伴い、教員は生徒に向き合うために多くの時間を使えるようになり、より充実した指導が可能になります。

特徴とメリット

校務支援システム導入による効果は、以下のとおりです。

・校務の効率化
・情報・機能の一元化
・情報共有の円滑化

今まで紙やExcelで管理していた学習記録・成績・出欠・教員の勤怠情報などの情報を電子化し、1つのシステムに集約することで効率的に校務を行えます。

また、一元化することで学校全体で情報を共有できるようになり、生徒の小さな変化にも迅速に対応できるでしょう。

結果的に、授業の質の向上や保護者との連携強化にもつながります。

代表的な機能

いずれの機能においても、情報を電子化して共有や2次利用が可能になることで、業務の大幅な効率化が見込めます。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化するためのツールです。
グループウェアには、以下の特徴やメリットがあります。

特徴とメリット

一般的に、グループウェアには以下のような機能が備わっています。

・メール・チャット
・スケジュール管理
・タスク管理
・ファイル共有
・連絡先一覧
・施設予約
・掲示板

グループウェアの目的は「コミュニケーションの活性化」と「情報共有の円滑化」による業務の効率化です。
グループウェアを活用することで、電子データとして情報を手軽に共有できるうえに、業務の進捗状況を見える形で共有できるようになります。
業務を可視化することで連絡や報告の手間が省け、スムーズな業務が可能になります。

校務支援システムと相性が良い

グループウェアは、校務支援システムと相性が良いのも特徴です。

グループウェアの特徴である「業務の可視化」「情報共有･コミュニケーションの推進」により、校務支援システムで一元化した情報をより効率よく活用できます。

・教職員同士での連絡
・職員会議の案内・議題の共有
・体育館・運動場などの施設の予約
・保護者への連絡

学校でグループウェアを導入すれば、上記のような幅広いシーンで役立つでしょう。

校務支援システムの選び方のポイント3つ

校務支援システムを選ぶ際のポイントは、以下の3つです。

・欲しい機能や課題を明確にする
・サポートや仕様変更が充実しているか
・グループウェア機能が備わっているか

それぞれ解説します。

欲しい機能や課題を明確にする

選び方のポイントの1つ目は、欲しい機能や課題を明確にすることです。

・もっとも解決したい課題
・どんな目的で校務支援システムを導入したいのか

以上を明確にしたうえで、各社のシステムを比較検討しましょう。

たとえば、校務支援システムによって「保護者連携機能が付いているか」「各種帳票のレイアウトや項目を自由に設定できるか」などにも違いがあります。

また、必要な機能の使いやすさを確認するとともに、不要な機能が入っていないかもチェックすると良いでしょう。

サポートや仕様変更が充実しているか

選び方のポイントの2つ目は、サポートや仕様変更が充実しているかです。

実際の運用に向けた教職員への研修サポートや、トラブルがあった場合の対応は各社で異なります。

・運用前の研修サポートの回数
・専属エンジニアによる継続サポートの有無
・トラブルの際はスタッフが来校してくれるか否か

以上のようなサポート内容について、よく確認しましょう。

また、校務支援システムはパッケージ型とカスタマイズ型があり、カスタマイズ可能かどうかも各社で異なります。

学校の校務に合わないシステムは、活用しきれない可能性があります。

そのため、自分の学校に合ったシステムか、合っていない部分はカスタマイズできるのかは重要です。

カスタマイズ可能な場合でも、別途料金がかかるケースもあるので事前に確認しておきましょう。

グループウェア機能が備わっているか

選び方のポイントの3つ目は、グループウェア機能が備わっているかです。

グループウェアは教職員間のコミュニケーションや情報共有を円滑にし、業務負担を軽減するための有力なツールです。

グループウェアを併用することで校務支援システムをよりスムーズかつ効果的に活用できるため、グループウェア機能の有無や内容も確認しておきましょう。

グループウェア機能があるおすすめの校務支援システム4選

グループウェア機能があるおすすめの校務支援システムを4つ紹介します。

(※) 高校生徒数600名×5年目までの平均推測

Major School System（システックITソリューション株式会社）

Major School System（システックITソリューション株式会社）

Major School Systemは、高等学校・中高一貫校向けの統合型校務支援システムです。

学校の仕様に合わせてシステムをフルカスタマイズできるのが特徴で、開発中の仕様変更や機能追加にも無償で対応してもらえます。

導入初年度は保守費用が0円なので、実際に稼働してみて必要機能に漏れなどがあった場合にも、導入初年度なら無償で対応可能です。

e教務-V3＋学校グループウェア（株式会社エフワン）

e教務-V3＋学校グループウェア（株式会社エフワン）

e教務-V3は、マニュアルを見なくても最小限のクリック数で使えるシンプルな操作性が特徴の校務支援システムです。

普通科のほか、専門学科・総合学科・学年制/単位制・2学期制/3学期制・全日制/定時制/通信制・公立/私立の高等学校・中高一貫校に対応など、多様な学校に対応しています。

さらに、「学校グループウェア」と連携することで効率的に活用可能です。

サポート専用のフリーダイヤルが用意されており、リモート保守も用意されているため、導入後も安心して利用できるでしょう。

賢者＋SchoolWare（エスエイティーティー株式会社）

賢者＋SchoolWare（エスエイティーティー株式会社）

賢者は、小中高校向けの校務支援システムです。

多様な学校制度に対応した汎用性の高いシステムで、全国800校以上の高等学校で稼動実績があります。

学校向けに特化したイントラネット型グループウェアである「SchoolWare」と併用することで、校務がよりスピーディかつ効率的になります。

スクールエンジン（株式会社システムディ）

株式会社システムディ（スクールエンジン）

スクールエンジンは、小中高校に必要な校務システムをトータルに提供する校務支援システムです。

オプションで学校用グループウェア機能の追加が可能で、スケジュール管理や施設管理、行事管理まで直感的な操作で行えます。

その他、学校徴収金管理機能もオプションで追加でき、給食費・教材費・行事積立費などの金銭授受に関する問題も解消できます。

まとめ

企業に馴染みのあるグループウェアですが、教育現場でも大きく役立ちます。

グループウェアを一緒に導入することにより、校務支援システムで一元化した情報をより効率よく活用可能です。

校務支援システムを選ぶ際は、グループウェアが備わっていることも確認しましょう。

当サイトではおすすめの校務支援システムを紹介しているので、ぜひ校務支援システムを選ぶ際の参考にしてください。