校務支援システム乗り換えの
チェックポイントと注意点7つを解説

高等学校では教員不足の深刻化に加えて教員の業務の負担の多さが指摘されています。
そこで導入が進んでいるのが校務支援システムです。
校務支援システムは教員の負担軽減に役立ちますが、
導入校のニーズや目的に沿わないシステムを使用するとむしろ業務の負担が増加してしまいます。本記事では、学校側の目的に合わせた乗り換え先システムの選び方や、
乗り換えの際の注意点などを紹介します。

学校業務の内容

日本教育情報化振興会(JAPET)によると、
高校教員の業務は大きく以下の3つに分類されます。

・教員事務
成績表や時間割作成などの教務関連事務、出欠管理等の学籍関連事務、
保険関連事務やお便りの作成などがこれにあたります。

・管理職事務
校長などの管理職が行う業務で、人事管理や予算要求などがこれにあたります。

・事務官、現業職員事務
出退勤管理や物品購入・管理などの業務がこれにあたり、事務員が行います。

教員事務の現状

現在の教員事務における問題点をご紹介します。
これらの問題を抱えている教員の方は多いのではないでしょうか。

・業務記録フォーマットの非統一
生徒指導や進路指導など、担当する役割のもと、
教員は業務を行いますが、その際の記録が残っていないことや、
記録があっても管理が行われておらず、探し出すのに苦労する場合があります。
これはフォーマットが統一されていないことが原因です。
これが原因で、新たに選任された教員が手探り状態で業務を進めることになり、業務の負担が大きくなります。

・教員間でのコミュニケーション不足
教員は自らの業務負担が大きいため、
他の教員とコミュニケーションを取る時間が十分に取れません。
これにより、より効率的な業務の進め方などの情報が得られにくく、
結果として業務負担の改善を行うことが難しくなっています。

・事務作業の負担が大きい
すでに紹介しましたが、教員の業務は授業だけではなく、
生徒の成績管理や出欠管理まで多岐にわたります。
これにとどまらず、部活動から会計管理まで、
本来の教員の業務から離れたことまでやらなければなりません。
近年では部活動の休みを増やしたり、事務作業の外部委託を増やしたりしていますが、
それでもまだ教員の負担は大きいといえるでしょう。

校務支援システムの現状と乗り換えのメリット

校務支援システムは、これら業務のうち主に教員事務を一元管理するものです。

つまり、統一されたフォーマットで業務記録を残したり、
生徒の出席管理や成績入力などを自動化したり、
教員間で利用できるコミュニケーションツールを用いて
円滑にコミュニケーションを取ることができるようになるのです。

しかしながら、校務支援システムには数多くの種類があり、
学校側の目的を満たすことのできないシステムを導入してしまうこともあります。
その結果、新しいシステムのマニュアル読み込みや教員全員への周知、
システムに合わせた業務への移行などの仕事が増えるにも関わらず、
思ったように効率化できないといった事態が起こってしまいます。

そのような課題を抱えたまま校務支援システムを使用し続けてしまうと、
他の部分で業務の効率化を図ってもシステムがネックとなってしまいます。

そこで、学校の目的や必要な機能を備えたシステムに乗り換えることで、
業務の効率化のみならず、余分な機能を排除することでコストを削減することもできます。

校務支援システム乗り換え時のチェックポイント

現在の校務支援システムには不満を持っているものの、
似たようなシステムが多くどれに乗り換えれば良いか判断が難しいと思います。
また、学校全体を支えるものなのでシステムの選定に失敗すると
学校業務全体に支障をきたすというリスクもあります。

そこで、校務支援システムの乗り換えに失敗しないために確認するポイントを紹介します。

セキュリティ

校務支援システムは生徒の名前や住所に加えて成績などさまざまな個人情報を扱います。
システムの運営会社の信頼性を確かめるために他校への導入実績をまずは確認しましょう。

また、システムの体系についても確認しましょう。
具体的にはオンプレミス型とクラウド型の２つがあり、

オンプレミス型

校内にサーバーを設置してローカルネットワークでデータをやり取りをするので、オンプレミス型は閉じたシステムで外部との通信を行わないためセキュリティが強固な傾向にあります。

クラウド型

外部にサーバーを設置し、インターネットを介してデータのやり取りを行います。クラウド型は通信時に情報が漏れる可能性があります。

そのようなことがないように、
セキュリティ対策が十分に施されているシステムを選ぶようにしましょう。

どちらの型でも共通することですが、
サーバーの安定性や信頼性についても実績などから確認すると良いでしょう。

さらに、クラウド型ではサーバーが故障した際に、
ローカルPCでも継続して運用することが可能かどうかもシステム選定の基準にすると良いでしょう。

費用

システムの導入にあたってセキュリティの次に気になるのはコストでしょう。
システムのコストには初期の導入費用だけではなく、
サーバーの管理料やシステムのメンテナンスコストなどのランニングコストが発生します。
ここでは、オンプレミス型とクラウド型に分けて費用の目安を紹介します。

オンプレミス型

オンプレミス型ではサーバー費用、保守費用込みで100万円強の費用がかかります。
サーバーの購入やシステム導入費といった初期費用が大きい欠点があります。また、システムのアップデートもクラウド型に比べると手間がかかります。
しかし、長期運用する場合にはクラウド型よりも費用を抑えることができるのが利点です。

クラウド型

クラウド型では月額4〜5万円の費用がかかります。
オンプレミス型のようにサーバーの購入費などがないため
初期費用を抑えられるのが特徴です。
また、導入後のシステム乗り換えの手間が少ないというのも利点のひとつです。

一方、長期運用する場合にはオンプレミス型よりも費用がかさむという欠点もあります。
自校の運用プランに合わせて、初期費用だけではなくランニングコストも含めてシステムを選ぶようにしましょう。

使い勝手

システムを移行した際に、新しいシステムを運用するのは担当になった先生なので、
負担軽減のために初めてでも理解しやすいシステムを選定しましょう。

また、普段成績処理をする際の手間などについて
あらかじめ運営会社に確認すると良いでしょう。
特に、クラウド型のシステムではデータのやり取りに時間がかかり、
業務に支障をきたす可能性もあるのであらかじめ通信時のタイムラグについても確認するようにしましょう。

機能の柔軟性

自校にあったシステムを選ぶことが
校務支援システムの乗り換えの際に確認すべき点であると説明しましたが、
機能が多ければ良いというわけではありません。

機能が多ければ覚えることも多くなる上導入費用もかさむことになるため、
必要十分な機能を備えたシステムを選定するようにしましょう。
校務支援システムの基本的な機能について紹介します。

基本的な機能

学籍管理
教務情報管理
保健管理
会計管理
広報支援ツール
コミュニケーションツール

おすすめは、校内で必要な機能を洗い出してまとめた上で
オーダーメイドでの作成が可能なシステムを選び、
運営会社と相談しながらシステムを構築すると良いでしょう。

問い合わせサポート

システムの不具合などで問い合わせをしても返事が遅く、
業務に支障が出てしまうのは大問題です。

そのようなリスクを避けるためにも導入実績が多く、
サポートの充実しているシステムを選定しましょう。

校務支援システムの乗り換え時の注意点

校務支援システムの乗り換えの際には、データの移行や使用方法の理解などが必要です。
実際にどれほどの負担がかかるのかを紹介します。

移行に必要な期間

システム移行時にはまずシステムの選定、
運営会社との仕様の確認やテスト運用などがあります。

システムをオーダーメイドで発注する場合や、
既存のシステムを利用する場合でも書類などを
自校の様式に合った出力をさせたりする必要がある場合には
カスタマイズが必要なのでそのための期間も必要です。

さらに、旧システムのデータのバックアップをとる必要もありますので、
システムの検討から導入完了までには1年ほどの期間が必要でしょう。

移行時の負担

移行をする際の負担としてはデータのバックアップと
新システムのマニュアルの理解などがあります。

バックアップについては
新システムの運営会社に委託できる場合があるので、
システム選定の際に確認すると良いでしょう。

また、新システムのマニュアル理解については、
わかりやすいシステムを選ぶことでこの負担を軽減することができます。

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