校務支援システムの課題とは？解決方法とおすすめの校務支援システム

教育現場でもデジタル化が求められている昨今、校務支援システムは、教職員の業務負担軽減に大きく貢献してくれます。しかし、学校によってシステムの導入時や導入後にさまざまな課題が残っていることも事実です。

本記事では、校務支援システムの課題と、その解決方法について解説します。おすすめの校務支援システムも紹介するので、導入にあたっての不安を抱えている方や、システムに不満があって乗り換えを検討している方は、ぜひ参考にしてください。

校務支援システムとは

まず、校務支援システムの特徴や機能について解説します。

校務支援システムの特徴

校務支援システムは、教育機関で扱うデータを電子化して一元化できるツールのことです。「手書き」や「手作業」が多い業務を効率化できるため、教職員の負担を軽減できます。教務支援システムを通じて、教員同士の情報共有が円滑になるため、迅速で適切な対応が取れることもメリットです。

また、生徒の学力をすぐに把握できるため、成績変化に応じた細かな指導がしやすくなります。校務支援システムを導入することで、教員が生徒と接する時間が増え、授業の質の向上や学習のサポートを強化できるでしょう。

校務支援システムの機能

校務支援システムには、さまざまな機能が搭載されています。システムによって機能の呼び方や機能の有無に違いはありますが、わかりやすく操作しやすいシステムが増えています。

校務支援システムの機能の代表例は以下のとおりです。

機能の例

学籍管理
出欠管理
成績管理
保健管理
グループウェア　など

機能の詳細については以下の記事で詳しく紹介しています。
関連記事：校務支援システムとは？どんな機能が活用できるのか解説します｜校務支援システム徹底比較ガイド

校務支援システムの課題

校務支援システムの課題は以下のとおりです。

ペーパーレス化が進んでいないため使いこなせない

ペーパーレス化が進んでおらず、システムを使いこなせないことが課題の一つです。教育現場ではいまだに紙を用いるシーンが多く、システムを導入しクラウド化しても、結局は紙ベースで進めているのです。

また、「手書き作業に慣れているベテラン層の教職員から反発された」という声もあります。パソコンやソフトの利用に慣れておらず、システムを導入しても使いこなせないことが原因です。ITリテラシーのレベルは人によって異なるため、「システムをどのように取り入れていくか」も課題となっています。

管理システムの操作性が悪く使いづらい

管理システムの操作性が悪く、使いづらいことも課題です。教職員からは、次のような意見が上がっています。

操作性の課題

学習系と校務系それぞれのネットワークが独立していてデータの連携ができない
システムによってデータの互換性がないため不便
操作性もよくないが、そもそも自校で使いたい機能が揃っていない

令和3年の文部科学省の調査によると、校務支援システムを導入している学校は80.4％でした。そのうち、インターネットに接続している学校は48.7％です。

この結果から、外部のシステムとインターネットで連動できていなかったり、自宅からリモートワークで接続できなかったりと、データを利活用できない仕様で運用している学校が多いことがわかります。

導入予算が確保されていない

校務支援システムの導入予算が確保できていないことも課題の一つです。システムの機能や帳票をカスタマイズすると、導入費用が高くなることが原因と考えられます。

そのため「導入の必要はない」という結論に至ってしまうケースもあるようです。校務支援システムを導入したい方のアンケート結果では、「低コストであること」が上位にランクインしています。

参照：新たな校務システムの導入を検討している教員は9割以上！校務システムに求めることとは | システックITソリューション株式会社のプレスリリース

校務支援システムの課題の解決方法

校務支援システムの課題の解決方法は以下のとおりです。

自校にあったシステムを選択する

校務支援システムを導入する際は、自校に合ったシステムを導入することが重要です。一般的に、校務支援システムは自治体事例をベースにパッケージ化されています。標準的な機能が搭載されているパッケージを選ぶことも一つの手段です。

オーダーメイドで導入する場合と比較すると自由度は減りますが、ニーズに合わない箇所は、後からカスタマイズできます。ただし、カスタマイズが多いとオーダーメイドよりもコストが高くなるケースがあるため注意が必要です。

一方で「導入初年度の保守費用が無料」や「仕様変更の追加料金なし」などのサービスを導入しているメーカーもあります。

サービスを選ぶ際は、導入前に自校に必要なシステムを洗い出しておくことが重要です。

サポート体制が万全で迅速な対応をしてくれるサービスを選択する

トラブル発生時などに迅速な対応をしてくれるサービスを選ぶことも重要です。たとえば、ヘルプデスクに問い合わせた際、リモートで接続して画面共有をしながら対応してくれるサービスも存在します。画面を共有しながらの対応となるため、伝達ミスや手間を省き、スムーズな対応が期待できます。

また、研修サポートが充実しているサービスを視野に入れてもよいでしょう。学校に訪問して直接指導してくれたり、リモートで説明会を実施してくれたりと、サービスによって研修サポートの方法はさまざまです。ただし、別途料金が発生したり、研修サポート自体を実施していないサービスもあるため注意が必要です。

教職員のITリテラシーの向上を目指す

教職員のITリテラシーの向上を目指すことも大切です。一つの手段として、ICT支援員を設置する方法があります。ICT支援員とは、利用者を訪問し直接利活用を支援してくれる人のことです。

現代、多くの企業が業種に関わらずデジタル化を進めているため、パソコンやタブレットなどのデジタル機器を使いこなせないと、不便なシーンが多くなっています。教職現場でもデジタル化が進んでいくことが予想されるため、早めに対策しておくことが大切です。

まとめ

教職員の業務の負担を減らすためにも、自校に合った校務支援システムを導入することが重要です。学校ごとに課題は残っているものの、校務支援システムを一度使うと「導入前には戻れない」「校務支援システムを導入していない学校には異動したくない」などの教職員の意見も多く聞かれます。

大切なことは、自校の課題を一つずつ解決していくことです。自校に必要なシステムを洗い出し、適切なサービスを選びましょう。

当サイトではおすすめの校務支援システムを紹介しているので、ぜひ校務支援システムを選ぶ際の参考にしてください。